Doc Marketing · Formazione interna

Knowledge Base GoHighLevel

Guide scritte da zero dal team Doc Marketing — non una traduzione della documentazione ufficiale GHL, che resta linkata come fonte sempre aggiornata in ogni sezione. Un'area alla volta, approfondita per bene prima di passare alla successiva. Pagina ad uso interno, non indicizzata.

Come è organizzata: ogni guida copre un sotto-argomento con passaggi numerati, raggruppato per area GHL (Workflows & Automations, Contatti & Pipeline, altre in arrivo). Dove manca ancora lo screenshot reale trovi una nota — verrà sostituita appena disponibile l'accesso a un account GHL per catturarlo.

Workflows & Automations

4 / 4 guide

Cos'è un Workflow e come si crea

Panoramica

Apri il sub-account GHL del cliente (o dell'agenzia) e vai alla sezione Automazioni (Workflows) nel menu laterale sinistro.
Clicca su Crea Workflow: puoi partire da zero ("Start from Scratch") oppure da un modello precompilato ("Recipes") — per imparare la struttura, meglio partire da zero le prime volte.
Dai un nome descrittivo (es. "Follow-up Lead Form — Assessment Funnel") e, se disponibile, assegnalo a una cartella per tenerlo ordinato insieme agli altri workflow dello stesso progetto.
Ogni Workflow nuovo nasce senza passaggi: il primo elemento da aggiungere è sempre un Trigger (l'evento che lo fa partire) — senza un Trigger il workflow non può essere pubblicato.
Dopo il Trigger si aggiungono in sequenza le Azioni — si possono trascinare, riordinare ed eliminare finché il workflow resta in stato Bozza.
Finché è in Bozza, il workflow non esegue nulla sui contatti reali: va sempre Pubblicato per diventare attivo (dettagli nella guida "Pubblicare & Testare").

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Workflow Builder ↗

I Trigger principali

Trigger

Il Trigger è il primo blocco di ogni Workflow e definisce l'evento che lo avvia — un Workflow può avere anche più Trigger diversi che portano tutti alla stessa sequenza di Azioni.
Categorie più usate sui funnel Doc Marketing: CRM (Contatto Creato, Tag Aggiunto/Rimosso, Campo Personalizzato Modificato), Moduli (Modulo Inviato), Appuntamenti (Prenotato/Cancellato), Pagamenti (Fattura Inviata/Pagata).
Esistono anche Trigger più specifici legati a funzionalità particolari — es. "Quiz Submitted" per i funnel con quiz/assessment, o "Prospect Generated" per il Prospecting Tool — utili quando il funnel del cliente li usa.
Ogni Trigger può avere filtri aggiuntivi (es. "solo se il Tag aggiunto è esattamente X") per restringere quando scatta, invece di gestire quel controllo con un blocco If/Else subito dopo.
Regola pratica: un Trigger troppo generico (es. "Contatto Creato" senza filtri) rischia di far partire il workflow anche per contatti che non dovrebbero riceverlo — controllare sempre se serve un filtro prima di pubblicare.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Workflow Triggers ↗

Le Azioni principali e il Wait Step

Azioni

Dopo il Trigger si aggiungono le Azioni cliccando sul "+" tra un blocco e l'altro — categorie più usate: Comunicazione (Invia Email, Invia SMS), CRM (Aggiungi/Rimuovi Tag, Aggiorna Campo Personalizzato, Assegna a Pipeline), Notifiche Interne.
Il blocco If/Else crea un bivio: in base a una condizione (valore di un campo, presenza di un tag) i contatti proseguono su un ramo o sull'altro — utile per personalizzare il percorso senza creare workflow separati.
Il Wait Step mette in pausa l'esecuzione per un contatto prima di procedere con l'azione successiva — può aspettare un tempo fisso (es. "2 giorni") oppure fino a quando si verifica una condizione o un evento.
Per esigenze avanzate non coperte dai blocchi standard esiste l'azione "Custom Code" — da usare solo se un blocco nativo non copre il caso, perché è più difficile da mantenere per chi non scrive codice.
Ogni Azione va configurata subito dopo averla aggiunta (mittente/testo dell'email, nome esatto del tag, durata del wait) — un blocco lasciato con le impostazioni di default è quasi sempre un errore, non un'azione neutra.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Workflow Builder ↗

Pubblicare, testare e mettere in pausa un Workflow

Pubblicare & Testare

Un Workflow nuovo parte sempre in stato Bozza: in questo stato non esegue nulla sui contatti reali, anche se il Trigger si verifica.
Prima di pubblicare conviene testarlo: molti workflow permettono di iscrivere manualmente un contatto di prova per vedere l'esecuzione passo-passo senza aspettare che scatti il Trigger reale.
Quando la sequenza è verificata, si passa lo switch in alto a Pubblicato — da quel momento il workflow reagisce davvero al Trigger per tutti i contatti che lo soddisfano.
Ogni Workflow pubblicato ha uno storico di esecuzione consultabile per contatto: mostra se e quando è entrato, quale ramo ha seguito, ed eventuali errori sui singoli step — è il primo posto da controllare quando "il workflow non ha fatto quello che doveva".
Se serve fermarlo temporaneamente senza cancellarlo, si può mettere in Pausa invece di tornare in Bozza — i contatti già in corso restano fermi al loro step invece di uscire dal workflow.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Troubleshooting Workflows ↗

Contatti & Pipeline

4 / 4 guide

Contatto e Opportunity: cosa sono e come si collegano

Contatti & Opportunity

Un Contatto è la scheda di una persona dentro GHL — nome, email, telefono e tutte le informazioni raccolte su di lei (tag, campi personalizzati, note, storico conversazioni). È l'unità base su cui si costruisce tutto il resto: automazioni, pipeline, conversazioni.
Una Opportunity rappresenta "questo Contatto sta procedendo verso un acquisto" — vive dentro una Pipeline, in una singola Stage (fase) alla volta. Un Contatto può avere più Opportunity contemporaneamente su Pipeline diverse (es. una per il funnel A, una per il funnel B).
Dove trovarle: sezione Contatti nel menu laterale per la lista contatti; sezione Opportunities (dentro la Pipeline specifica) per vedere le trattative in corso, organizzate a colonne per stage.
Aprendo la scheda di un Contatto si vede tutto insieme: le sue Opportunity, i tag, i campi personalizzati, lo storico delle conversazioni — è il punto di partenza per capire "a che punto è" una persona senza dover controllare più posti.
Regola pratica: prima di costruire automazioni complesse, controlla sempre cosa è già visibile sulla scheda Contatto — spesso la risposta a "perché questo automatismo non è partito" sta lì (tag mancante, campo vuoto, opportunity nella pipeline sbagliata).

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Contacts ↗

Custom Field e Tag: organizzare le informazioni

Campi & Tag

Il Custom Field (Campo personalizzato) è una casella che aggiungi alla scheda di ogni Contatto per scrivere un'informazione specifica — es. "Punteggio Assessment", "Fonte Lead". Ha sempre un valore (anche vuoto).
Il Tag (Etichetta) è diverso: o c'è o non c'è, nessun valore associato — serve per marcare uno stato o una categoria (es. "Lead Caldo", "Cliente Assessment 2026"). Un Contatto può avere più Tag insieme.
Regola pratica: usa un Custom Field quando serve un valore preciso (numero, testo, data); usa un Tag quando serve solo sapere "sì/no" — mischiare i due usi rende poi difficile costruire filtri e automazioni coerenti.
I Tag si aggiungono/rimuovono manualmente dalla scheda Contatto, oppure via Workflow (azione "Aggiungi Tag"/"Rimuovi Tag", vedi la guida "Le Azioni principali" nella sezione Workflows) — quasi sempre è più affidabile lasciare che sia un'automazione a gestirli, invece di farlo a mano contatto per contatto.
Sia i Custom Field che i Tag creati per un progetto (es. i 23 campi dell'Assessment Funnel) vanno documentati da qualche parte di condiviso — senza un elenco centrale, dopo qualche mese nessuno ricorda più a cosa serve un campo o un tag specifico.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Contacts ↗

Creare e gestire una Pipeline

Pipeline

Vai in Opportunities → Pipelines e clicca su "Crea Pipeline", dandole un nome univoco all'interno del sub-account.
Aggiungi le Stage (fasi) una alla volta, nell'ordine in cui un'Opportunity le attraversa — GHL aggiunge automaticamente due stage finali, "Won" e "Lost", che non serve creare a mano.
Ogni nome di Stage deve essere univoco dentro quella Pipeline. Le Stage si possono riordinare, assegnare un colore per riconoscerle a colpo d'occhio, e nascondere/mostrare singolarmente nei report/dashboard con l'apposito interruttore.
Se elimini una Stage che contiene già delle Opportunity, GHL non le cancella: chiede di scegliere una Stage di destinazione dove spostarle tutte automaticamente.
Regola pratica: prima di creare una nuova Pipeline per un nuovo funnel, controlla se una Pipeline esistente (magari di un funnel simile) può essere riutilizzata aggiungendo solo le Stage mancanti — proliferare Pipeline quasi identiche rende i report frammentati.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Creating and Managing Pipelines ↗

Smart List e ricerca contatti

Smart List

Le Smart List sono liste di Contatti filtrate secondo criteri che scegli tu (es. "tag = Cliente Assessment E ultima attività meno di 30 giorni fa") — si aggiornano da sole ogni volta che un Contatto entra o esce dai criteri, senza doverle ricostruire a mano.
Si creano dalla sezione Contatti, applicando prima i filtri desiderati e poi salvando la vista come Smart List — utili per segmenti che si consultano spesso (es. "Lead non ancora contattati", "Opportunity ferme da più di 15 giorni").
Da una Smart List si possono fare azioni in blocco su tutti i Contatti che la compongono (es. aggiungere un Tag a tutti insieme, esportarli in CSV, iscriverli manualmente a un Workflow).
Diverso da un filtro estemporaneo nella ricerca contatti: una Smart List è salvata e riutilizzabile, il filtro veloce nella barra di ricerca è usa-e-getta.
Regola pratica: se ti ritrovi a scrivere lo stesso filtro di ricerca più di due volte, conviene salvarlo come Smart List invece di ricostruirlo ogni volta — anche solo per condividerlo col resto del team con lo stesso nome.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Smart Lists ↗

Sites: Funnel & Website Builder

4 / 4 guide

Funnel vs Website: quando usare l'uno o l'altro

Panoramica

In GHL la sezione Sites comprende due strumenti distinti: Funnel e Website. Il Funnel è pensato per un percorso di conversione lineare (es. landing → opt-in → thank you), il Website per un sito multi-pagina con navigazione libera tra le sezioni.
Due funzionalità sono esclusive di un solo strumento: lo split test tra pagine alternative è disponibile solo sui Funnel, mentre l'eCommerce (Negozio Online) è disponibile solo sui Website.
Un Funnel è organizzato su tre livelli di URL: il Funnel ha un proprio URL base che carica sempre il primo Step; ogni Step ha un proprio URL (quello da usare nelle ad e nei link esterni); ogni Step contiene una Pagina (oggi una sola per Step — pensata per una futura funzione di split test tra più pagine).
Dentro l'editor, sia Funnel che Website condividono la stessa struttura ad albero: Sezioni → Righe → Colonne → Elementi. Va sempre creata almeno una sezione con riga e colonna prima di poter inserire un elemento di contenuto (testo, immagine, bottone).
Regola pratica Doc Marketing: se il progetto ha un obiettivo di conversione singolo e sequenziale (un'offerta, un opt-in, un webinar) si usa un Funnel; se il cliente ha bisogno di un sito di brand con più sezioni navigabili liberamente (chi siamo, servizi, blog) si usa un Website — non forzare un Funnel a fare da sito vetrina solo perché è più veloce da montare.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Websites Overview ↗

L'editor drag-and-drop: elementi, sezioni, vista desktop e mobile

Editor

Aprendo una pagina di un Funnel o Website si entra nell'editor drag-and-drop: la gerarchia visiva usa colori diversi per Sezioni, Righe, Colonne ed Elementi, così da capire subito a che livello si sta lavorando mentre si trascinano i blocchi.
Per aggiungere un elemento (testo, immagine, bottone, form, ecc.) serve prima avere almeno una Sezione con una Riga e una Colonna — l'editor guida verso questa struttura quando si trascina un nuovo blocco sulla pagina.
In alto nell'editor c'è l'icona che permette di passare dalla vista Desktop alla vista Mobile: le modifiche fatte in vista Mobile (es. dimensione del font di un titolo, di un bottone, di un elemento FAQ) restano indipendenti da quelle fatte in vista Desktop.
Il flusso tipico per rendere responsive una pagina: si sistema prima tutto in vista Desktop, poi si passa in Mobile e si aggiustano solo gli elementi che non stanno bene sullo schermo piccolo (font troppo grande, bottoni troppo larghi) — senza dover rifare il layout da zero.
Le modifiche restano in bozza finché non si salvano/pubblicano (vedi la guida "Pubblicare un Funnel/Website e collegare un dominio personalizzato"): si può quindi lavorare con calma sull'editor senza toccare la versione live vista dai visitatori.
Regola pratica Doc Marketing: controlla SEMPRE la vista Mobile prima di consegnare una pagina al cliente — un elemento perfetto su desktop può risultare tagliato o illeggibile su schermo piccolo, ed è l'errore di editor più comune che troviamo nei funnel già pubblicati.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Creating Mobile-Responsive Designs ↗

Pubblicare un Funnel/Website e collegare un dominio personalizzato

Pubblicazione & Dominio

Mentre si lavora nell'editor, Salva crea una nuova versione di bozza senza toccare la pagina live — si può salvare più volte per tenere traccia del lavoro (fino a un massimo di 30 versioni per pagina; superato il limite le più vecchie vengono eliminate automaticamente, mai però quella attualmente live).
Pubblica attiva la versione selezionata online al posto di quella precedente. Dalla tab Versioni si può anche riaprire una versione precedente e pubblicarla direttamente, senza doverla ripristinare prima.
Se il Funnel o Website non ha ancora un dominio collegato, il tentativo di pubblicazione fa comparire un popup che chiede di collegarne uno prima di proseguire.
Per collegare un dominio proprio: da Settings → Domains & URL Redirects → Connect a domain, si sceglie "Connect" sotto Funnel/Website/Store/Blog/Webinar, si inserisce il dominio o sottodominio e si conferma.
Sul provider DNS (Cloudflare, GoDaddy, Namecheap, ecc.) va creato UN SOLO record — un CNAME per un sottodominio, oppure un record A per il dominio radice ("@") — mai entrambi sullo stesso host, altrimenti la verifica fallisce; su Cloudflare il proxy va impostato su "solo DNS". La propagazione può richiedere fino a 24 ore.
Regola pratica Doc Marketing: dopo aver collegato il dominio, scegli sempre quale Funnel/Website è la pagina di destinazione di default — il certificato SSL viene generato automaticamente in pochi minuti, ma va sempre controllato che il sito risponda correttamente in https prima di comunicarlo al cliente come "live".

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Root Domain/Subdomain Setup ↗

SEO Meta Data, meta tag personalizzati e script di tracking

SEO & Tracking

Ogni pagina di Funnel o Website ha una sezione SEO Meta Data dove impostare titolo, meta description e keyword — GHL include anche un "SEO Meta Data Suggester" che propone questi campi in automatico in base al contenuto della pagina.
Per aggiungere un meta tag personalizzato (es. per bloccare l'indicizzazione di una pagina di test): apri la pagina/step interessato, vai su SEO Meta Data → apri il menu Links and Tags → "+ Add" accanto a Custom Meta Tags, inserisci nome e contenuto del tag e conferma con "Update SEO Meta".
Esempio pratico ufficiale: per escludere una pagina dai motori di ricerca si aggiunge il tag "robots" con contenuto "noindex" — utile per bozze o pagine di test che non devono comparire su Google. Google può impiegare da poche ore a qualche giorno per recepire la modifica.
Gli script di tracking (pixel Facebook/Meta, Google Ads, ecc.) si installano da un'altra sezione delle impostazioni della pagina/funnel, e si possono applicare a tutte le pagine oppure solo a pagine specifiche.
Attenzione alla compliance: per il pixel Facebook rivolto a utenti in California, dal luglio 2020 è richiesto un parametro aggiuntivo per rispettare la CCPA — un dettaglio facile da dimenticare se si copia-incolla un codice pixel da un altro progetto.
Regola pratica Doc Marketing: configura SEMPRE meta data e tracking script PRIMA di condividere il link della pagina per il lancio — un pixel mancante nei primi giorni di traffico paid è un dato che non si recupera più (le conversioni già avvenute non vengono tracciate a ritroso).

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Custom Meta Tags ↗

Calendars & Appointments

4 / 4 guide

I tipi di calendario in GHL e quando usarli

Tipi di calendario

GHL offre 5 tipi di calendario, ognuno pensato per uno scenario diverso: si scelgono da Calendari → Impostazioni Calendario → Nuovo Calendario, selezionando il tipo nel primo passaggio della configurazione.
Simple/Personal Calendar: un solo host, un solo invitato per slot — il classico "prenota una chiamata con me". È il tipo giusto per call di scoperta, consulenze 1:1, demo prodotto.
Round Robin Calendar: distribuisce le prenotazioni a rotazione tra più membri del team che condividono lo stesso calendario — utile quando più persone gestiscono lo stesso tipo di appuntamento (es. un team di setter) e si vuole bilanciare il carico automaticamente.
Collective Booking Calendar: richiede la presenza di più host sullo stesso appuntamento (es. call con account manager + tecnico) — lo slot proposto è disponibile solo se tutti gli host coinvolti sono liberi in quel momento.
Class/Event Calendar e Service Calendar: il primo gestisce eventi con più partecipanti sullo stesso slot (classi, workshop dal vivo), il secondo è pensato per la prenotazione di servizi con più posti/risorse (es. saloni, cliniche).
Regola pratica Doc Marketing: prima di creare un nuovo calendario chiediti "chi deve essere presente" e "chi lo deve gestire" — se la risposta è "una persona alla volta" quasi sempre basta un Simple o un Round Robin; Collective e Service vanno riservati ai casi in cui la logica di prenotazione è davvero più complessa.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Calendar Types ↗

Creare un calendario e impostare la disponibilità

Creazione & Disponibilità

Vai su Calendari → Impostazioni Calendario → Nuovo Calendario: le impostazioni sono organizzate in sezioni — Dettagli base, Staff & Location, Disponibilità, Regole di prenotazione, Impostazioni avanzate — da compilare in ordine.
Nei Dettagli base dai un nome riconoscibile al calendario, scegli l'host (o gli host), controlla l'URL personalizzato che GHL genera automaticamente e imposta la durata dell'appuntamento.
Nella sezione Disponibilità imposti gli Orari di lavoro settimanali (Weekly Working Hours): per ogni giorno decidi se sei disponibile e in quale fascia — puoi copiare le stesse ore su più giorni invece di ripeterle uno a uno.
Per le eccezioni (ferie, chiusure, un giorno con orario diverso dal solito) usa gli Orari specifici per data (Date-Specific Hours): quando esistono per un giorno, sostituiscono del tutto l'orario settimanale per quella data — vanno quindi inserite per intero, non solo la parte che cambia.
Prima di condividere il link, collega dalla scheda Connessioni il calendario esterno dell'host (es. Google) se serve leggere gli impegni già presenti, e imposta lo strumento di videoconferenza da usare per gli appuntamenti online.
Regola pratica Doc Marketing: testa sempre la disponibilità dal punto di vista del cliente (apri il link di prenotazione in incognito) prima di collegarlo a un funnel — è il modo più veloce per scoprire fasce orarie sbagliate o un calendario esterno collegato male.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Getting Started - Setup A Booking Calendar ↗

Booking Widget: personalizzazione e come incorporarlo in un funnel

Booking Widget

Ogni calendario ha un proprio Booking Widget: si personalizza da Calendari → Impostazioni Calendario → Modifica sul calendario scelto → Impostazioni avanzate → Aspetto Widget.
Da lì puoi impostare il colore primario (pulsanti, date, slot orari) e il colore di sfondo del selettore data/ora e dei form, oltre al testo del pulsante finale di prenotazione (es. "Prenota ora").
Attenzione: la personalizzazione dell'aspetto funziona solo con il Neo Widget — non è disponibile sul widget Classic né sul Service Menu, quindi verifica quale versione sta usando il calendario prima di cercare le opzioni di stile.
Per incorporarlo in un sito o funnel esterno a GHL: apri i tre puntini sul calendario in Impostazioni Calendario, scegli Condividi, poi la scheda Codice di Incorporamento (Embed Code) e copia lo snippet in un blocco di codice personalizzato della pagina.
Se invece la pagina è costruita dentro GHL (Funnel o Sito Web nel page builder), non serve incorporare codice: si aggiunge direttamente l'elemento Calendario dal builder e si sceglie quale calendario mostrare dal menu a tendina.
Regola pratica Doc Marketing: quando il widget va su un sito esterno, prova sempre l'embed anche da smartphone prima di lanciare il funnel — si adatta automaticamente ma vale la pena controllare che non resti "schiacciato" da un contenitore troppo stretto.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Calendar Widget Customization ↗

Conferme, promemoria e sincronizzazione con Google Calendar

Conferme & Sync

Da Calendari → Impostazioni Calendario, apri il calendario e vai alla scheda Notifiche: da lì configuri sei tipi di notifica automatica — Prenotato (non confermato), Prenotato (confermato), Cancellazione, Riprogrammazione, Promemoria e Follow-Up.
Ogni notifica può essere attivata su più canali insieme — Email, SMS, WhatsApp (solo con template approvati) e notifica In-App — e indirizzata a destinatari diversi: il Contatto, eventuali Ospiti, gli Utenti del team o indirizzi/numeri aggiuntivi.
Per Promemoria e Follow-Up si imposta anche il timing: quanto tempo prima dell'appuntamento inviare il promemoria, quanto tempo dopo inviare il follow-up — si possono configurare più invii con tempistiche diverse invece di uno solo.
Per sincronizzare con un calendario esterno (es. Google) vai su Impostazioni Calendario → Connessioni, collega l'account dell'host e accetta tutti i permessi richiesti, incluso l'accesso in scrittura — senza permesso di scrittura completo la sincronizzazione può non funzionare correttamente.
Il collegamento è a due vie ed è legato al singolo utente, non è un'impostazione unica per tutta l'agenzia: ogni membro del team deve collegare il proprio account separatamente, distinguendo tra Linked Calendar (dove GHL scrive i nuovi appuntamenti) e Conflict Calendar (che GHL legge soltanto, per capire quando sei occupato).
Regola pratica Doc Marketing: attiva sempre almeno il promemoria via SMS oltre all'email sugli appuntamenti a pagamento o con call di vendita — è la leva più semplice per abbassare il no-show e richiede solo pochi minuti nella scheda Notifiche.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Calendar Notifications ↗

Conversations

4 / 4 guide

Come funziona l'inbox unificata Conversations

Panoramica

Apri Conversations dal menu laterale e scegli il tipo di inbox: My Inbox mostra solo le conversazioni assegnate a te o che segui, Team Inbox mostra tutte le conversazioni dell'account (richiede il permesso di accesso a tutti i dati), Internal Chat è riservata a scambi privati tra colleghi, mai visibili al contatto.
Nella lista conversazioni puoi ordinare per attività più recente o meno recente e filtrare per canale, tag, proprietario e intervallo di date, combinando più filtri con operatori AND/OR.
Aprendo una conversazione, il pannello centrale mostra in un unico thread tutti i canali usati con quel contatto — Email, SMS, WhatsApp, Facebook/Instagram e i Commenti interni — e un selettore canale permette di cambiare canale di risposta senza uscire dalla conversazione.
Il pannello destro resta sempre visibile e raccoglie dettagli del contatto, custom field, opportunity collegate, pagamenti e documenti, senza dover lasciare la conversazione per andare sulla scheda Contatto.
Un contatore aggiornato in tempo reale segna le conversazioni non lette su tutte le schede, e un divisore "New" indica dove inizia il contenuto non ancora letto all'interno del thread.
Regola pratica: chi ha permessi "Solo dati assegnati" vede solo My Inbox e Internal Chat, non Team Inbox — se un collaboratore dice di "non vedere" una conversazione, controlla prima il suo livello di accesso prima di sospettare un bug.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Getting Started with the Conversations Tab ↗

Assegnare conversazioni e collaborare in team

Team & Assegnazione

Ogni conversazione ha un proprietario (Assigned) — il membro del team responsabile — e può avere anche uno o più Follower, aggiunti solo per visibilità/collaborazione senza diventare il responsabile principale.
Per vedere rapidamente cosa ti spetta, usa il filtro "Filter By Assigned" e seleziona "Logged In User": la lista si aggiorna mostrando solo le conversazioni di cui sei proprietario, oppure apri direttamente la cartella "Assigned to Me" in My Inbox.
Per coinvolgere un collega senza scrivere al contatto, apri la conversazione, usa il selettore canale e scegli Internal Comment: il messaggio resta privato al team e non viene mai inviato al contatto.
Digita @ seguito dal nome per menzionare un collega in un commento interno — riceverà una notifica in base alle sue preferenze personali (Settings > My Profile > Notifications), utile per passaggi di consegna rapidi senza uscire dalla conversazione.
Attenzione: i commenti interni non supportano allegati e, una volta pubblicati, non si possono più modificare né cancellare — scrivili con cura, soprattutto se contengono istruzioni operative per il collega.
Regola pratica: se una conversazione resta senza owner non aspettare che qualcuno se ne accorga da solo — usa i filtri per intercettare le conversazioni non assegnate e distribuiscile subito, altrimenti restano invisibili a chi guarda solo la propria My Inbox.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Conversations - How to Add Internal Comments & Mention Users ↗

Template e risposte rapide: Snippet e Quick Reply

Template & Risposte

Gli Snippet sono modelli di testo o email riutilizzabili: si creano da Conversations > Snippets (o Marketing > Snippets) cliccando "Add Snippet", scegliendo il formato Testo o Email, dando un nome descrittivo e scrivendo il corpo del messaggio, anche con custom value/placeholder per personalizzarlo automaticamente.
Dentro una conversazione, clicca l'icona Snippet nella barra di composizione, cerca il modello per nome e selezionalo: il testo si inserisce nel campo di risposta, pronto per essere modificato prima dell'invio.
Organizza gli snippet in cartelle se il numero cresce, e usa ricerca/filtro per Testo o Email per ritrovarli velocemente — non c'è un limite al numero di snippet che puoi creare.
Le Quick Reply per Facebook e Instagram invece si configurano dentro un Workflow, non dal composer: crea o modifica un workflow, imposta un trigger (es. commento a un post) e aggiungi l'azione "Reply to comment via DM" o "Reply via DM", dove puoi definire fino a 13 risposte rapide, ciascuna di massimo 20 caratteri.
Quando il contatto tocca una Quick Reply, il testo scelto arriva come messaggio in ingresso (compare in blu nella conversazione) e viene trattato come una risposta normale del cliente — ma resta visibile solo sull'ultimo messaggio, e una volta scelta il contatto non può più cambiarla.
Regola pratica: su Instagram non puoi combinare Quick Reply e allegati nello stesso messaggio — se il workflow prevede un'immagine, tienila in un messaggio separato o la risposta rapida non verrà mostrata.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Conversations - Snippets ↗

Il widget di chat dal vivo su sito e funnel

Chat Widget

Il widget si crea in Sites > Chat Widget: cliccando su un nuovo widget scegli il tipo Live Chat per abilitare la messaggistica in tempo reale collegata a Conversations (esistono anche i tipi SMS/Email chat e WhatsApp chat per usi diversi).
Il codice di installazione generato va incollato nel footer o nel body del sito/funnel; per WordPress è disponibile anche il plugin LeadConnector, e il widget è supportato anche su Squarespace, Weebly, Duda, Shopify e Wix.
Personalizza il widget con un messaggio di benvenuto (Intro Message) breve, l'avatar dell'operatore e i colori del brand, così il visitatore riconosce subito chi gli sta scrivendo.
Configura l'automazione di fallback: se nessun operatore risponde entro il tempo impostato, il widget può inviare un messaggio automatico che raccoglie i dati di contatto del visitatore, e un messaggio di timeout chiude la chat dopo un periodo di inattività.
Ogni messaggio del widget compare in tempo reale in Conversations insieme a SMS ed email, riconoscibile da un'icona dedicata, e le conversazioni possono essere assegnate manualmente o instradate automaticamente al team giusto tramite trigger di workflow basati sul widget o sul tipo di messaggio.
Regola pratica: prima di installare il widget su un funnel di un cliente, verifica sempre quale tipo hai scelto (Live Chat vs SMS/Email vs WhatsApp) — sono flussi diversi con automazioni diverse, e scegliere quello sbagliato in fase di setup costringe a rifare l'installazione.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Live Chat ↗

Email Marketing / Campagne

4 / 4 guide

Campaign vs email dentro un Workflow: quando usare quale

Panoramica

Una Campaign (sezione Marketing → Email → Campaigns) è un invio broadcast: si sceglie un Template, lo si personalizza nell'Email Builder e lo si manda in un colpo solo a una lista di contatti, una Smart List o dei contatti con un certo Tag — stessa email, stesso momento, per tutti i destinatari scelti.
Un'email dentro un Workflow (azione "Invia Email", vedi la guida "Le Azioni principali e il Wait Step" nella sezione Workflows) parte invece per ogni contatto singolarmente, quando quel contatto raggiunge quello step — con eventuali Wait Step e If/Else che personalizzano tempistica e contenuto contatto per contatto.
In pratica: la Campaign non ha logica "per contatto" — puoi solo programmarla nel tempo per l'intero pubblico (anche a scaglioni, con il Batch Schedule) o farla ottimizzare da Smart Send sull'orario migliore aggregato; il Workflow invece reagisce a un Trigger e può aspettare giorni diversi per contatti diversi.
Esiste anche una funzionalità più recente, le Email Sequences (in beta al momento in cui scriviamo), pensata come via di mezzo tra le due: una sequenza di email programmata nel tempo per chi la riceve, senza dover costruire un Workflow completo — utile tenerla d'occhio.
Regola pratica Doc Marketing: se il messaggio deve arrivare a tutti più o meno insieme (newsletter, annuncio, promo a tempo) usa una Campaign; se il momento giusto per mandarlo dipende dal singolo contatto (giorni dopo l'opt-in, quando viene aggiunto un tag, dopo un acquisto) usa un'email dentro un Workflow — mischiare i due scopi nello stesso invio è quasi sempre un errore.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Email Templates vs Campaigns ↗

Creare un template email nel builder drag-and-drop

Builder

Vai in Marketing → Emails → Templates e clicca su "New" per partire da un template della libreria oppure da zero — si apre l'Email Builder, l'editor drag-and-drop.
La barra degli strumenti del Builder ha tre sezioni: Add Elements (aggiungere nuovi blocchi), Manage Elements (vedere e selezionare rapidamente tutti i blocchi già presenti) e Appearance (stile globale: colore di sfondo, larghezza del contenuto, divisori, CSS personalizzato).
I blocchi trascinabili disponibili coprono la maggior parte dei casi: Testo, Immagine, Pulsante, Divisore, Social, Footer, Codice (HTML personalizzato), Video, Shopping Cart, RSS, oltre a diversi Layout (una colonna, due colonne, ecc.) per strutturare la pagina.
Selezionando un blocco di testo compare un editor inline con formattazione (titoli H1-H4, font, colore, grassetto/corsivo, link, allineamento, elenchi puntati/numerati) — non serve toccare codice per la maggior parte delle modifiche.
Prima di salvare, usa "Preview in Browser" (incluso di default nei nuovi template) e il "Test Email" dal menu a tre puntini per controllare davvero come arriva il messaggio, non solo come appare nell'editor.
Regola pratica Doc Marketing: costruisci sempre il layout ricorrente (logo, colori, footer con link di disiscrizione) come Template salvato, non dentro la singola Campaign — così ogni nuovo invio riparte dallo stesso punto invece di essere ricostruito da zero.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Email Builder & In-line Editor ↗

Inviare o programmare una campagna a una Smart List

Invio & Programmazione

Da Marketing → Emails → Campaigns clicca "New" e scegli il Template da usare (oppure, dalla scheda Templates, il menu a tre puntini → "Create Campaign" su un template già pronto).
Configura mittente e contenuto: Sender Name, dominio del mittente (serve un dominio verificato per poter inviare), Sender Email e oggetto — poi scegli i destinatari: contatti singoli, una Smart List o dei Tag.
Ricorda che una Smart List è dinamica: la lista dei destinatari effettivi viene calcolata al momento dell'invio, non quando pianifichi la campagna — un contatto che entra nei criteri della lista dopo la programmazione ma prima dell'orario di invio riceve comunque l'email.
Scegli tra Send (invio immediato) e Schedule (data e ora, nel fuso orario della Location) — una campagna programmata si può ancora riprogrammare fino a un'ora prima dell'invio.
Per liste grandi valuta il Batch Schedule ("drip mode"): invece di mandare tutto insieme, distribuisce l'invio a scaglioni (quantità per batch, frequenza, giorni e fascia oraria attivi) per non sovraccaricare i server di destinazione — oppure lascia decidere a Smart Send l'orario migliore, che analizza gli ultimi 60 giorni di aperture/click della Location (serve aver già inviato almeno 1.000 email in quel periodo).
Regola pratica Doc Marketing: prima di premere Send su una lista ampia, manda sempre prima una Test Email a te stesso e ricontrolla i filtri della Smart List — visto che i destinatari si calcolano al momento dell'invio, un filtro troppo largo si scopre solo dopo, quando l'email è già partita.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: How to Send or Schedule an Email Campaign ↗

Deliverability: dominio dedicato, warm-up e unsubscribe

Deliverability

GHL invia le email tramite LC Email, il servizio integrato nella piattaforma — per volumi seri conviene comunque impostare un dominio di invio dedicato (invece di condividere reputazione con altri account), configurabile nelle impostazioni email del sub-account.
Un dominio nuovo va sempre "scaldato" prima di mandare grossi volumi: il warm-up procede a stadi con limiti crescenti — ad esempio Stage 1 fino a 100 email/ora e 1.000/giorno, Stage 2 fino a 300/ora e 2.500/giorno — e il warm-up completo richiede circa 4 settimane.
Serve anche l'autenticazione del dominio (record DMARC nel DNS) e un mittente ("From") coerente con il dominio configurato — senza questi, i provider di posta tendono a marcare i messaggi come sospetti a prescindere dal contenuto.
Il link di disiscrizione è obbligatorio per legge (CAN-SPAM, GDPR): LC Email lo inserisce di default nel footer di ogni email, attivabile/disattivabile dalle impostazioni del Business Profile — in alternativa si può posizionare manualmente il tag {{unsubscribe}} dentro un template personalizzato.
Altre buone pratiche verificate: evitare gli accorciatori di link pubblici (bit.ly e simili), smettere di scrivere a contatti che non aprono/cliccano da tempo, mantenere una cadenza di invio costante (né sporadica né eccessiva) e controllare la salute del dominio con strumenti come mail-tester.com o Google Postmaster Tools.
Regola pratica Doc Marketing: non disattivare mai il link di disiscrizione di default senza aver prima inserito il tag {{unsubscribe}} a mano nel template — ed evita di lanciare il primo grande invio su un dominio appena configurato prima di aver completato il warm-up.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Email Sending Guide — Best Practices & Warm Up ↗

Payments

4 / 4 guide

Collegare un gateway di pagamento (Stripe e alternative)

Gateway di Pagamento

Nel sub-account del cliente vai su Pagamenti → Integrazioni: da qui si collegano tutti i gateway di incasso supportati, non solo Stripe.
GHL supporta sei gateway nativi — Stripe, PayPal, Square, NMI, Authorize.net e Razorpay — più eventuali gateway custom dal Marketplace per paesi non coperti dai principali.
Per Stripe basta cliccare Connetti: si apre il flusso OAuth di Stripe, dove accedi con un account esistente o ne crei uno nuovo — una volta autorizzato, l'account compare come Attivo dentro GHL senza dover copiare chiavi API a mano.
Si possono collegare più gateway insieme (es. Stripe e PayPal in parallelo): in quel caso compare un menu a tendina per scegliere quale sia il gateway predefinito del sub-account.
Stripe è il gateway con più copertura: oltre alla carta abilita anche Apple Pay/Google Pay, opzioni Buy Now Pay Later (Affirm, Klarna, Afterpay) e metodi regionali (SEPA, iDEAL, Bancontact) — utile saperlo prima di scegliere quale proporre di default a un cliente europeo.
Regola pratica Doc Marketing: prima di lanciare un funnel tripwire, verifica sempre che il gateway sia collegato E impostato come default nel sub-account giusto — un ordine "fallito silenziosamente" per gateway non configurato è uno degli errori più comuni e più difficili da notare finché non arriva la prima lamentela di un cliente.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Stripe Payment Methods ↗

Creare un Prodotto e impostare i prezzi

Prodotti & Prezzi

Vai su Pagamenti → Prodotti e clicca + Crea Prodotto: qui nasce ogni prodotto che poi potrai vendere su order form, fatture, link di pagamento o nello store.
Compila i campi base: Titolo (obbligatorio), Descrizione, un'immagine o video di copertina — e se il prodotto deve essere visibile pubblicamente, attiva il toggle "Includi nello Store Online".
In ogni prodotto puoi aggiungere una o più fasce di prezzo (Pricing): dai un nome interno al prezzo, scegli il Tipo — Una Tantum (one time, per set-up fee, consulenze singole, servizi spot) oppure Ricorrente (per abbonamenti con fatturazione mensile/settimanale/annuale) — e inserisci l'Importo.
Per i prezzi Ricorrenti puoi configurare anche un'eventuale fee di attivazione, un periodo di prova e il numero di pagamenti previsti prima che l'abbonamento si consideri concluso.
Se il prodotto ha varianti (taglia, colore, formato…), aggiungile in fondo alla scheda: ogni variante può avere un proprio prezzo e un proprio tracciamento di inventario indipendente dalle altre.
Regola pratica Doc Marketing: un solo Prodotto può contenere più prezzi (es. "una tantum" e "abbonamento mensile" sullo stesso prodotto) — prima di duplicare un prodotto per ogni variazione di prezzo, controlla se basta aggiungere un secondo Pricing a quello che hai già: tieni il catalogo pulito, altrimenti dopo pochi funnel diventa impossibile capire quale prodotto è collegato a cosa.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Create & Sell Products ↗

Order Form e Two-Step Order Form dentro un Funnel

Order Form

Prima di aggiungere qualsiasi form di vendita, il prodotto va collegato allo step del funnel: apri lo step, vai sulla scheda Prodotti e clicca Aggiungi Prodotto, impostando se è il prodotto Principale, un Bump o un Upsell.
Dentro l'editor del funnel (Sites → Funnels → step di checkout), clicca Aggiungi Elementi (+) e cerca, sotto la categoria Order, l'elemento Two-Step Order — trascinalo nella sezione dove deve comparire il form.
Il Two-Step Order Form separa la raccolta dati in due schermate: lo Step 1 raccoglie contatto (e spedizione, se attivata), lo Step 2 raccoglie il pagamento — ognuno ha le proprie opzioni di testo/etichette personalizzabili nel pannello Form Options.
Tra le opzioni avanzate: Cart Mode (per funnel V2, aggiunge un vero carrello multi-articolo), mostrare/nascondere prezzo e descrizione dei prodotti, attivare Order Bump e Codici Sconto.
I gateway disponibili sull'order form dipendono da cosa hai collegato in Pagamenti → Integrazioni — attenzione: Apple Pay e Google Pay funzionano solo con Stripe, e non si possono mettere in un unico checkout due prodotti Ricorrenti diversi (per quello si usano gli Upsell in sequenza).
Regola pratica Doc Marketing: testa sempre l'order form in Anteprima con una carta di test prima di pubblicare — un prodotto non collegato allo step, o un gateway non impostato come default, sono le due cause più comuni di un checkout che "non fa nulla" al click di Acquista.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: Two-Step Order Form ↗

Fatture: creazione, pagamenti parziali e ricorrenza

Fatture

Vai su Pagamenti → Fatture e clicca Nuova: modifica i dati "Da" (la tua azienda) cliccando sui campi, e se serve cambia il logo dalla libreria media.
Aggiungi il Cliente, il numero fattura, la data di emissione e la scadenza — poi clicca "aggiungi articolo" per inserire le righe: puoi aggiungere solo prodotti già creati nella scheda Prodotti (da qui l'importanza di aver impostato bene il catalogo, vedi guida "Creare un Prodotto"), modificando prezzo e quantità riga per riga.
Per le tasse, apri Impostazioni Tasse → Aggiungi Tassa e inserisci nome, percentuale e descrizione (o partita IVA) — puoi anche applicare uno sconto diretto sul totale con l'icona "aggiungi sconto".
Quando la fattura è pronta, clicca il pulsante verde in alto a destra per inviarla via email o SMS — nelle impostazioni avanzate puoi passare da modalità test a modalità live prima dell'invio reale.
Per addebiti ricorrenti, invece della fattura singola usa Pagamenti → Fatture & Preventivi → Nuova → Nuova Fattura Ricorrente: imposti la frequenza (giornaliera, settimanale, mensile, annuale o personalizzata) e la fine del ciclo (per data o numero di occorrenze) — una volta che il template è Attivo o Programmato, questi campi si bloccano (solo in stato Bozza restano modificabili).
Regola pratica Doc Marketing: un cliente può pagare una fattura anche parzialmente (contanti, carta, assegno o bonifico) — lo stato passa automaticamente a "parzialmente pagata" e poi a "pagata": prima di rincorrere un cliente per un pagamento "mancante", controlla sempre lo storico dei pagamenti parziali sulla fattura, spesso il saldo è già in parte coperto.

📸 Screenshot in arrivo — appena disponibile l'accesso all'account GHL

Fonte ufficiale GHL: How to Create Invoices ↗

Tutorial ufficiali — canale YouTube HighLevel

Video del canale ufficiale youtube.com/@gohighlevel — descrizione originale del video, non una trascrizione nostra.

PanoramicaHighLevel (canale ufficiale)

HighLevel Workflow Builder Overview

Dalla descrizione ufficiale

Panoramica generale del Workflow Builder — il video di riferimento più diretto per chi lo apre per la prima volta. Il canale rimanda anche alla pagina di documentazione corrispondente.

Documento ufficiale collegato ↗ Guarda su YouTube ↗

PanoramicaHighLevel (canale ufficiale)

How To Use the Advanced Workflow Builder: An Introduction Guide

Dalla descrizione ufficiale

Introduzione al builder avanzato, la versione più recente dell'editor workflow — utile in coppia con il video "Come navigare nell'Advanced Workflow Builder" per chi preferisce l'italiano.

Knowledge Base GoHighLevel

Workflows & Automations

Contatti & Pipeline

Sites: Funnel & Website Builder

Calendars & Appointments

Conversations

Email Marketing / Campagne

Payments

Tutorial ufficiali — canale YouTube HighLevel

HighLevel Workflow Builder Overview

How To Use the Advanced Workflow Builder: An Introduction Guide

Come navigare nell'Advanced Workflow Builder di HighLevel: una guida completa

HighLevel Workflow Builder: The Wait Event

The New Advanced Workflow Builder In HighLevel

How To Create a Pipeline

🚰 Take Control of Your Sales and Marketing With Pipelines

How to Get Started with Smart Lists in HighLevel

How To Create and Use Tags

How to Import Contacts and Opportunities Using a CSV File

Funnels Overview

New Funnel Website Builder Live in Labs!

Setting Up Root Domains In HighLevel

How to add a custom meta tag to a funnel or website in HighLevel

How to Save Drafts and Publish in the Website & Funnel Page Builder

How To Set Up Round Robin Calendars in HighLevel

How to Set Up a Personal Booking Calendar with HighLevel

Embed a HighLevel Calendar

How to Configure Email and In-App Notifications for Appointments in GoHighLevel

How to Sync Your Google Calendar & Create Calendar Groups

How To Navigate HighLevel Conversations Tab Like a Pro

How to Set Up Quick Replies for Facebook and Instagram via Workflows

Did You Know You Can Add Internal Notes to Conversations?

💬 Engage Website Visitors With A Chat Widget

How To Set Up And Trigger Off Of The HighLevel Chat Widget

Did You Know One HighLevel Workflow Can Unlock 3× Better Email ROI

Building Emails In the HighLevel Drag & Drop Email Builder

How To Optimize Email Campaigns with HighLevel Smart Send

Email Sending Guide Email Best Practices & Email Warm Up 1

Home to Create an Unsubscribe Link

Update Subscription Payment Methods for Stripe Live!

Ecommerce Product Collections Are Live!

HighLevel Website & Funnel Update: Faster Order Forms for a Smoother Checkout Experience!

How to Record Partial Payments for Invoices

Recurring Invoices + Payments Live!

Ultimi aggiornamenti GHL